Les dépassements de franchise se découvrent trop tard
La fin de franchise de magasinage se surveille de mémoire. Un dépassement de quelques jours représente un coût sans contrepartie, et il se répète.
Lomé, Togo
Digitaliser une activité de transit à Lomé
Dossiers, frais et délais : suivre le corridor sans reconstituer chaque dossier.
Le port de Lomé est le premier port en eau profonde de la sous-région et la porte d'entrée du corridor vers le Burkina Faso, le Mali et le Niger. Un transitaire y traite des dossiers longs, multi-intervenants, avec des frais qui s'accumulent sur plusieurs semaines et des délais de franchise qui coûtent cher dès qu'ils sont dépassés. Le problème n'est pas la complexité du métier : c'est que l'information du dossier vit dans des e-mails, des classeurs et la tête de celui qui le suit.
01 / Le terrain
Le flux, étape par étape.
- Ouverture de dossier et documents
- Dédouanement et formalités
- Magasinage et franchise
- Transport sur le corridor
- Facturation client et règlements
02 / Ce qui bloque
Les points qui coûtent le plus cher.
Le dossier n'est pas reprenable par un collègue
Quand celui qui suit le dossier est absent, il faut le reconstituer depuis les e-mails. Le client attend pendant ce temps.
La rentabilité par dossier n'est jamais calculée
Les frais arrivent en désordre sur plusieurs semaines. La marge réelle sur un dossier se connaît, au mieux, une fois tout soldé.
03 / La réponse
Ce que je mets en place.
Un dossier unique par opération
Documents, statut, intervenants, frais et échéances au même endroit. N'importe quel collègue reprend le dossier en deux minutes.
Des alertes sur les échéances critiques
Fin de franchise, validité de document, délai de règlement : une alerte automatique quelques jours avant. C'est la fonction qui se rentabilise le plus vite sur ce métier.
Une marge par dossier calculée en continu
Chaque frais saisi alimente le calcul. La rentabilité se lit pendant l'opération, pas après.
Un suivi consultable par le client
Un lien de statut que le client consulte lui-même. Moins d'appels, et un argument commercial face aux confrères.
Ce qu'on me demande à Lomé.
Peut-on se connecter au système douanier ?
Quand une interface est disponible, oui. Sinon la saisie reste limitée aux informations utiles à votre suivi commercial, que le système douanier ne couvre pas de toute façon.
Nous traitons aussi le corridor vers le Burkina et le Niger.
C'est prévu : chaque dossier porte sa destination, et le transport terrestre entre dans le calcul de marge au même titre que les frais portuaires.
Combien de temps pour un outil utile ?
4 à 8 semaines pour un suivi de dossiers avec alertes d'échéances et calcul de marge, selon le nombre d'intervenants.
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