L'état des impayés n'est jamais à jour
Les paiements arrivent en espèces, par Mobile Money et parfois par virement, notés sur des supports différents. Le total réellement recouvré à une date donnée demande une reconstitution complète.
Porto-Novo, Bénin
Digitaliser une école privée à Porto-Novo
Inscriptions, scolarités et bulletins : arrêter de courir après les impayés.
Une école privée de Porto-Novo gère chaque année une rentrée, des centaines de dossiers d'élèves, des scolarités payées en plusieurs tranches et des bulletins à produire trois fois par an. La difficulté n'est pas pédagogique : elle est administrative et financière. Savoir, à une date donnée, qui a payé quelle tranche et combien il reste à recouvrer, c'est souvent la question à laquelle personne ne sait répondre sans plusieurs heures de travail.
01 / Le terrain
Le flux, étape par étape.
- Inscription et dossier élève
- Échéancier de scolarité et tranches
- Encaissements et reçus
- Notes, moyennes et bulletins
- Communication avec les parents
02 / Ce qui bloque
Les points qui coûtent le plus cher.
Les bulletins mobilisent l'équipe des jours entiers
Saisie des notes, calcul des moyennes, rangs, appréciations, impression : un travail répétitif qui revient trois fois par an et immobilise plusieurs personnes.
Les parents appellent pour des informations simples
Solde restant, date de la prochaine tranche, résultats : autant d'appels qui pourraient être évités si l'information était consultable.
03 / La réponse
Ce que je mets en place.
Un échéancier par élève, à jour en permanence
Chaque encaissement met à jour le solde. L'état des impayés se lit à tout moment, par classe ou pour l'établissement entier.
Des bulletins générés automatiquement
Les enseignants saisissent leurs notes, moyennes et rangs se calculent seuls, les bulletins sortent en un clic. Le travail de plusieurs jours devient l'affaire d'une matinée.
Des rappels de tranche automatiques
Un message WhatsApp ou SMS quelques jours avant l'échéance. C'est la mesure qui améliore le plus vite le recouvrement, et elle est indolore.
Un espace parents
Solde, échéances et résultats consultables en ligne. Moins d'appels au secrétariat, et une image plus professionnelle à la rentrée suivante.
Ce qu'on me demande à Porto-Novo.
Les parents paient en espèces, est-ce compatible ?
Oui. L'encaissement en espèces se saisit au secrétariat avec édition d'un reçu numéroté. Le mode de paiement ne change rien au suivi, il est juste enregistré.
Peut-on démarrer en cours d'année ?
Oui, en reprenant les soldes à une date de bascule. C'est même souvent plus simple qu'attendre la rentrée, parce que le volume est plus faible.
Nos enseignants ne sont pas tous équipés.
La saisie des notes se fait depuis un téléphone, et reste possible au secrétariat pour ceux qui préfèrent remettre une feuille. On n'impose rien.
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